POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
CAJA DE
COMPENSACIÓN FAMILIAR COMFENALCO SANTANDER
La CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
COMFENALCO SANTANDER, en adelante COMFENALCO SANTANDER, persona jurídica
identificada con Nit. 890.201.578-7, cuyo domicilio social se encuentra en la
Avenida González Valencia No. 52-69 de la ciudad de Bucaramanga (Santander), ha
desarrollado la presente política, que contiene las directrices generales
necesarias para brindar protección a los titulares, cuyos datos personales sean
recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos y/o tratados en la
entidad. Esta política pretende mitigar cualquier riesgo de vulneración de
derechos del titular de datos y garantizar su dignidad con el cumplimiento de
las obligaciones de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de
2015.
CONTENIDO
3. TITULARES, DATOS Y FINALIDADES
6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS
7. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
7.1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA AUTORIZACIÓN DEL DATO
7.2. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DEL DATO
7.3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD Y SEGURIDAD
DEL DATO
7.4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL ACCESO Y CIRCULACIÓN
DEL DATO
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
9. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL
TITULAR DE DATOS
10. ACCIONES PREVIAS A QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE
INDUSTRIA Y COMERCIO
11. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
11.1. DEBERES RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO
11.2. DEBERES SOBRE LA CALIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DEL DATO
11.3. DEBERES SOBRE EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO
11.4. DEBERES RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA
Y COMERCIO
11.5. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
12. NIVELES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
15. VIGENCIA DE BASES DE DATOS
16. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE
INFORMACIÓN
Para efectos de la interpretación y
aplicación de esta Política de Tratamiento de Información, deberán tenerse en
cuenta los siguientes conceptos:
Autorización: Consentimiento
previo, expreso e informado que otorga el titular para que se realice
tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto
organizado, físico o digital, de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
Cesión: Transferencia de
la calidad de Responsable de una Base de Datos a otro Responsable. Se le
considerará al nuevo Responsable del Tratamiento de la base de datos cedida tal
condición a partir del momento en que sea perfeccionada la cesión.
Consulta asociada al tratamiento de
datos: Solicitud del titular del dato, de las personas autorizadas por
este o por la ley, en la que se pretende consultar los datos personales que
reposen en las bases de datos de la organización.
Dato Personal: Cualquier
información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que
permite identificarla, estos datos se clasifican en:
Dato Personal Público: Dato calificado
como tal por ley o la Constitución Política. Son públicos: el nombre, el número
de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación,
profesión, calidad de comerciante o de servidor público, estado civil, entre
otros.
Dato Personal Privado: Dato que por su
naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su titular, tal como la
dirección de residencia, el número telefónico, datos referentes a la identidad
de las personas que reposen en los archivos de la Registraduría, cómo son sus
datos biográficos y filiación.
Dato Personal Semiprivado: Dato que no
tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o
divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o a la
sociedad en general, como el dato referente al cumplimiento o incumplimiento de
obligaciones financieras o el dato relativo a la relación con entidades de
seguridad social.
Dato Personal Sensible: Dato cuyo uso
indebido puede generar discriminación de su titular, tal como el origen racial
o étnico, la orientación política, religiosa o filosófica, la pertenencia a
sindicatos, partidos políticos, organizaciones sociales, de derechos humanos,
así como los datos relativos a la salud, orientación sexual o datos biométricos
(huellas dactilares, fotos).
Encargado del Tratamiento: Persona natural
o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice
el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Reclamo asociado al tratamiento de
datos: Solicitud del titular del dato, de las personas autorizadas por
este o por la ley, en la que se pretende corregir, actualizar o suprimir sus
datos personales, revocar la autorización para el tratamiento de datos o
advertir el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la ley de
protección de datos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural
o jurídica de naturaleza pública o privada, que decide sobre el tratamiento de
los datos personales. A título de ejemplo, la empresa dueña de la base de datos
personales que tiene autonomía sobre su gestión.
Subencargado del Tratamiento: Persona natural
o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de un
Encargado del tratamiento.
Titular: Persona natural
cuyos datos personales son objeto del tratamiento.
Transferencia de Datos: Circulación de
datos o bases de datos personales de un Responsable del Tratamiento a otro
Responsable del Tratamiento. Es decir, que el receptor también decide con total
autonomía sobre el tratamiento de dichas bases de datos. Esta actividad puede
darse dentro o fuera de Colombia.
Transmisión de Datos: Circulación o
tratamiento de datos personales o bases de datos personales del Responsable del
Tratamiento, por parte de un Encargado del Tratamiento, la cual puede darse
dentro o fuera de Colombia.
Tratamiento: Cualquier
operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como: la
recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión.
Esta política se ha establecido para
otorgar protección a todas las personas naturales cuyos datos personales se
encuentren en las bases de datos de COMFENALCO SANTANDER.
Para el normal desarrollo de la misión
organizacional y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, COMFENALCO
SANTANDER realiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación
y supresión) de los datos personales de los titulares mencionados a
continuación:
|
Titular |
Datos Personales |
|
PROVEEDORES |
Administrador de Fondos de Pensiones - AFP, Afiliación a Entidad Promotora de Salud - EPS, Barrio de Residencia, Categoría de Afiliación a Caja de Compensación, Ciudad de Residencia, Correo Electrónico Corporativo, Correo Electrónico Personal, Dirección del Trabajo, Dirección de Residencia, Entidad Bancaria, Experiencia Laboral, Fecha de Nacimiento, Firma manuscrita, Fondo de Cesantías, Formación Académica, Horario Laboral, Imágenes de Video, Imágenes Fotográficas, Lugar de Expedición del Documento de Identidad, Lugar de nacimiento, Nombre y Apellido, Número de Celular Personal, Número de Documento de identidad, Número de Identificación Tributaria - NIT, Número de Teléfono Corporativo, Número de Teléfono Personal, Profesión, Referencia Comercial, Tipo de Documento de identidad |
|
FAMILIARES DE EMPLEADOS |
Cargo, Dirección de Residencia, Edad, Estado Civil, Fecha de Nacimiento, Imágenes de Video, Nivel Educativo, Nombre y Apellido, Número de Celular Personal, Número de Documento de identidad, Número de Teléfono Personal, Parentesco, Salario, Tipo de Documento de identidad |
|
ASPIRANTES AEMPLEADO |
Edad, Firma Manuscrita, Imágenes de Video, Lugar de Expedición del Documento de Identidad, Nombre y Apellido, Número de Documento de Identidad |
|
VISITANTES |
Firma Manuscrita, Imágenes de Video, Nombre y Apellido, Número de Celular Personal, Número de Documento de Identidad, Número de Teléfono Personal |
|
CONTRATISTAS |
Afiliación a Administradora de Riesgos Laborales - ARL, Afiliación a Entidad Promotora de salud - EPS, Área Laboral, Correo Electrónico Corporativo, Correo Electrónico Personal, Dirección del Trabajo, Dirección de Residencia, Empresa Donde Labora, Entidad Bancaria, Firma Manuscrita, Imágenes de Video, Imágenes Fotográficas, Lugar de Expedición del documento de Identidad, Nombre y Apellido, Número de Celular Personal, Número de cuenta Bancaria, Número de Documento de Identidad, Número de Identificación Tributaria -NIT, Número de Teléfono Corporativo, Número de Teléfono Personal, Referencia comercial, Tipo de Contrato, Tipo de Documento de Identidad, Tipo de Sangre, Valor de ingresos |
|
PRACTICANTESO PASANTES |
Edad, Firma Manuscrita, Imágenes de Video, Lugar de Expedición del Documento de Identidad, Nombre y Apellido, Número de Documento de Identidad |
|
AFILIADOS |
Accidentes, Actividad Económica, Administrador de Fondos de Pensiones - AFP, Afiliación a administradora de Riesgos Laborales - ARL, Afiliación a Entidad Promotora de Salud - EPS, Afiliación a SISBEN, Alergias, Aptitudes , Área Laboral, Barrio de Residencia, Caja de compensación Familiar, Calidad de Afiliado de Caja de Compensación, Calidad de Fumador, Cargo, Categoría de Afiliación a Caja de Compensación, Ciudad de Residencia, Color de Iris, Color de Piel, Condición de Afiliado, Condición de Damnificado, Condición de Desplazado, Condición de Gestante, Condición Psicosocial, Consumo de Sustancias Alcohólicas, Consumo de Sustancias Psicoactivas, Consumo de Sustancias Tóxicas, Contacto de emergencia, Correo Electrónico Corporativo, Correo Electrónico Personal, Datos de movilidad, Departamento de Residencia, Deporte que Practica, Diagnóstico Médico, Dirección del Trabajo, Dirección de Notificaciones, Dirección de Residencia, Discapacidad, Dolencia Osteomuscular, Dominio de Bien Inmueble, Dominio de Bien Mueble, Edad, Empresa donde Labora, Enfermedad, Entidad Bancaria, Estado Civil, Estado de Mora, Estado de Salud, Estado Psicológico, Estatura, Estrato Social, Experiencia Laboral, Fecha de Expedición del documento de Identidad, Fecha de Nacimiento, Firma Digital, Firma Manuscrita, Fondo de cesantías, Formación Académica, Gastos, Género, Grado Escolar, Hábitos, Historia Laboral, Honorarios, Horario Laboral, Huella Dactilar, Imágenes de Video, Imágenes Fotográficas, Índice de Masa Corporal, Instituto Educativo donde Estudia, Intervenciones Quirúrgicas, Limitación Física, Lugar de Expedición del Documento de Identidad, Lugar de Nacimiento, Medicación, Municipio de Residencia, Nacionalidad, Nivel Académico, Nivel Educativo, Nombre y Apellido, Núcleo Familiar, Número de Celular Corporativo, Número de Celular Personal, Número de Crédito, Número de Cuenta Bancaria, Número de Documento de Identidad, Número de Hijos, Número de Identificación Tributaria - NIT, Número de Personas a Cargo, Número de Tarjeta de Crédito, Número de Teléfono Corporativo, Número de Teléfono personal, Número Único de Identificación Personal - NUIP, Origen Étnico, Parentesco, Patologías, Pertenencia a Asociación de Pensionados, Pertenencia a Población Especial, Pertenencia a Régimen Contributivo, Pertenencia a Régimen Subsidiado, Peso, Placa de vehículo, Poseedor de Subsidio, Procedimiento Médico, Profesión, Programa Académico, Referencia Personal, Resultados de Examen de Audiometría, Resultados de Examen de optometría, Resultados de Examen Médico, Resultados de Examen Oftalmológico, Resultados de Examen psiquiátrico, Salario, Sector Rural / Urbano, Síntomas, Talla, Temperatura, Tipo de Afiliado, Tipo de Contrato, Tipo de Documento de Identidad, Tipo de sangre, Tipo de Vivienda, Tratamiento Médico, Tratamiento Psicológico, Vacunas, Valor de cuota, Valor de Deuda, Valor de Egresos, Valor de Ingresos |
|
TERCEROS |
Barrio de Residencia, Categoría de Afiliación a Caja de Compensación, Dirección de residencia, Edad, Empresa donde Labora, Firma Manuscrita, Nombre y Apellido, Número de documento de Identidad, Número de Teléfono Personal |
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BENEFICIARIOS |
Accidentes, Administrador de Fondos de Pensiones - AFP, Afiliación a Administradora de riesgos Laborales - ARL, Afiliación a Entidad Promotora de Salud - EPS, Afiliación a SISBEN, Alergias, Aptitudes , Área Laboral, Barrio de Residencia, Caja de Compensación Familiar, Calidad de Beneficiario de Caja de Compensación, Cargo, Categoría de Afiliación a Caja de compensación, Ciudad de Residencia, Código de Afiliado a Caja de Compensación, Condición de Afiliado, Condición de Desplazado, Condición de Gestante, Condición Médica, Condición psicosocial, Consumo de Sustancias Tóxicas, Contacto de Emergencia, Correo Electrónico personal, Creencia Religiosa, Datos de Movilidad, Departamento de Residencia, Deporte que practica, Diagnóstico Médico, Dirección del Trabajo, Dirección de Residencia, Discapacidad, Edad, Empresa donde Labora, Enfermedad, Entidad Bancaria, Estado Civil, Estado de Salud, Estado Psicológico, Estatura, Estrato Social, Experiencia Laboral, Fecha de Expedición del documento de Identidad, Fecha de Nacimiento, Firma Digital, Firma Manuscrita, Formación académica, Género, Grado Escolar, Hábitos, Hobbies, Huella Dactilar, Imágenes de Video, Imágenes Fotográficas, Índice de Masa Corporal, Instituto Educativo donde Estudia, Instituto Educativo donde Estudió, Intervenciones Quirúrgicas, Limitación Física, Lugar de expedición del Documento de Identidad, Lugar de Nacimiento, Medicación, Municipio de residencia, Nacionalidad, Nivel Académico, Nivel Educativo, Nombre y Apellido, Núcleo familiar, Número de Celular Personal, Número de Cuenta Bancaria, Número de Documento de Identidad, Número de Hijos, Número de Identificación Tributaria - NIT, Número de personas a Cargo, Número de Tarjeta de Crédito, Número de Teléfono Corporativo, Número de Teléfono Personal, Número Único de Identificación Personal - NUIP, Origen étnico, Parentesco, Patologías, Pertenencia a Población Especial, Peso, Placa de Vehículo, Poseedor de Subsidio, Procedimiento Médico, Profesión, Programa Académico, Rango salarial, Resultados de Examen de Audiometría, Resultados de Examen de Optometría, Resultados de Examen Médico, Salario, Sector Rural / Urbano, Síntomas, Talla, Temperatura, Tipo de Afiliado, Tipo de Contrato, Tipo de Documento de Identidad, Tipo de sangre, Tipo de Vivienda, Tratamiento Médico, Tratamiento Psicológico, Vacunas, Valor de cuota, Valor de Deuda, Valor de Egresos, Valor de Ingresos |
|
EMPLEADOS DIRECTOS |
Accidentes, Administrador de Fondos de Pensiones - AFP, Afiliación a Administradora de riesgos Laborales - ARL, Afiliación a Entidad Promotora de Salud - EPS, Alergias, Antecedentes Penales, Aptitudes , Área Laboral, Barrio de Residencia, Cargo, Ciudad de residencia, Contacto de Emergencia, Contraseña, Correo Electrónico Corporativo, Correo Electrónico Personal, Departamento de Residencia, Dirección del Trabajo, Dirección de Residencia, Dominio de Bien Mueble, Edad, Empresa donde Labora, Enfermedad, Estado civil, Estado de Salud, Estrato Social, Experiencia Laboral, Fecha de Expedición del documento de Identidad, Fecha de Nacimiento, Firma Manuscrita, Fondo de Cesantías, Formación Académica, Gastos, Género, Hobbies, Horario Laboral, Imágenes de Video, Imágenes Fotográficas, Instituto Educativo donde Estudió, Lugar de Expedición del Documento de Identidad, Lugar de Nacimiento, Nacionalidad, Nivel Educativo, Nombre de usuario de Sistemas de Información, Nombre y Apellido, Número de Celular Personal, Número de Documento de Identidad, Número de Libreta Militar, Número de Teléfono corporativo, Número de Teléfono Personal, Parentesco, Poseedor de Libranza, Profesión, Salario, Sector Rural / Urbano, Síntomas, Temperatura, Tipo de Contrato, Tipo de documento de Identidad, Tipo de Sangre, Tipo de Vivienda, Valor de Deuda, Valor de Egresos, Valor de Ingresos |
|
EMPLEADOS INDIRECTOS |
Área Laboral, Cargo, Correo Electrónico Personal, Firma Manuscrita, Género, Imágenes de video, Imágenes Fotográficas, Lugar de Expedición del Documento de Identidad, Nombre y apellido, Número de Documento de Identidad, Número de Teléfono Personal, Tipo de contrato |
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PARTICULARES |
Accidentes, Administrador de Fondos de Pensiones - AFP, Afiliación a Administradora de riesgos Laborales - ARL, Afiliación a Entidad Promotora de Salud - EPS, Afiliación a SISBEN, Alergias, Aportes Parafiscales, Aptitudes , Área Laboral, Barrio de Residencia, Caja de compensación Familiar, Calidad de Deudor, Calidad de Fumador, Cargo, Categoría de afiliación a Caja de Compensación, Ciudad de Residencia, Color de Iris, Color de Piel, Condición de Afiliado, Condición de Desplazado, Condición de Gestante, Condición Médica, Condición Psicosocial, Consumo de Sustancias Alcohólicas, Consumo de Sustancias tóxicas, Contacto de Emergencia, Correo Electrónico Personal, Creencia Religiosa, Datos de Movilidad, Departamento de Residencia, Deporte que Practica, Diagnóstico Médico, Dirección del Trabajo, Dirección de Residencia, Dolencia Osteomuscular, Dominio de Bien inmueble, Dominio de Bien Mueble, Edad, Empresa Donde Labora, Empresa donde Laboró, Enfermedad, Entidad bancaria, Estado Civil, Estado de Mora, Estado de Salud, Estado psicológico, Estatura, Estrato Social, Experiencia Laboral, Fecha de Expedición del documento de Identidad, Fecha de Nacimiento, Firma Digital, Firma Manuscrita, Fondo de cesantías, Formación Académica, Género, Grado Escolar, Hábitos, Hobbies, Huella Dactilar, Imágenes de Video, Imágenes Fotográficas, Índice de Masa Corporal, Instituto Educativo donde Estudia, Instituto Educativo donde Estudió, Intervenciones Quirúrgicas, Limitación física, Lugar de Expedición del Documento de Identidad, Lugar de Nacimiento, Medicación, Municipio de Residencia, Nacionalidad, Nivel Académico, Nivel Educativo, Nombre y Apellido, Núcleo Familiar, Número de Celular Personal, Número de Cuenta Bancaria, Número de documento de Identidad, Número de Hijos, Número de Identificación Tributaria - NIT, Número de Libreta Militar, Número de Licencia de Conducción, Número de Personas a Cargo, Número de Tarjeta de Crédito, Número de Teléfono Corporativo, Número de Teléfono Personal, Número Único de Identificación Personal - NUIP, Origen Étnico, Pago por seguridad Social, Parentesco, Patologías, Pertenencia a Población Especial, Peso, Placa de Vehículo, Poseedor de Subsidio, Procedimiento Médico, Profesión, Programa Académico, Rango salarial, Resultados de Examen de Audiometría, Resultados de Examen de Optometría, Resultados de Examen Médico, Resultados de Examen Oftalmológico, Resultados de examen psiquiátrico, Salario, Sector Rural / Urbano, Síntomas, Talla, Temperatura, Tipo de afiliado, Tipo de Contrato, Tipo de Documento de Identidad, Tipo de Sangre, Tipo de Vivienda, Tratamiento Médico, Tratamiento Psicológico, Vacunas, Valor de Cuota, Valor de Deuda, Valor de Egresos, Valor de Ingresos, Valor de Recobro, Valor de Subsidio |
|
CODEUDORES |
Área Laboral, Barrio de Residencia, Cargo, Ciudad de Residencia, Correo Electrónico personal, Dirección del Trabajo, Dirección de Residencia, Dominio de Bien Mueble, Empresa donde Labora, Entidad Bancaria, Estado Civil, Experiencia Laboral, Fecha de Nacimiento, Firma Manuscrita, Gastos, Honorarios, Huella Dactilar, Imágenes de Video, Lugar de expedición del Documento de Identidad, Nombre y Apellido, Número de Celular Personal, Número de Cuenta Bancaria, Número de Documento de Identidad, Número de Personas a cargo, Número de Teléfono Corporativo, Número de Teléfono Personal, Placa de Vehículo, Referencia Personal, Salario, Tipo de Contrato, Tipo de Documento de Identidad, Tipo de vivienda, Valor de Egresos, Valor de Ingresos |
|
CLIENTES POTENCIALES Y REFERENCIAS |
Ciudad de Residencia, Correo Electrónico Personal, Empresa donde Labora, Firma manuscrita, Imágenes de Video, Nombre y Apellido, Número de Celular Personal, Número de teléfono Corporativo, Número de Teléfono Personal, Parentesco |
Los datos personales relacionados
anteriormente son tratados por COMFENALCO SANTANDER paralas siguientes
finalidades, siempre en cumplimiento de los principios y lineamientos de la Ley
1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:
|
Finalidad |
Descripción |
|
Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y
sociales - Asistencia social |
Inscripción y verificación de
requisitos para el programa de Atención Integral a la Niñez y de Futbol
Social y Comunitario |
|
Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y
sociales - Gestión de actividades culturales |
Montaje de eventos, Gestión de
vacaciones recreativas, Logística de recorridos, Consulta de información,
Generación de pólizas, Reserva de espacios deportivos, Inscripción en
actividades deportivas y culturales, Registro de acceso a Biblioteca e-libro,
Registro de préstamo de libros, Registro inscripción a grupo de teatro,
Registro encuentro de declamación, Registro de asistencia a eventos
culturales, Constancia de participación en concursos y grupos culturales |
|
Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y
sociales - Gestión de clubes o asociaciones deportivas, culturales,
profesionales y similares |
Validación de información para
ingresos a sedes recreacionales de convenios y aplicación de descuentos en
productos y servicios de convenios |
|
Capacitación |
Gestión y asistencia a
capacitaciones |
|
Educación |
Prestación del servicio educativo,
Identificación del proceso de formación en el hogar, Información de situación
académico comportamental, Constancia de compromiso de apoyo al estudiante,
Actualización de información para contacto, Promoción, facturación, pago y
evaluación de servicios educativos, Inscripción en cursos de formación
complementaria, extracurriculares y primera infancia, Logística de
transporte, Identificación de formación en hogar, Gestión en emergencias y
accidentes, Cobro de deuda por incumplimiento, Autorización para diligenciar
pagaré, Constancia de formación en el hogar y de compromiso de apoyo al
estudiante, Consulta de información y datos para gestión de las operaciones
de Educación, Constancia de compromiso de apoyo al estudiante |
|
Educación y cultura - Deportes |
Inscripción en programas deportivos,
Gestión, control, facturación y cobro de servicios deportivos, atención
médica en casos de emergencia |
|
Educación y cultura – Educación especial |
Soportar cumplimiento de requisitos
y reportar ingreso a Hogares infantiles, Evidenciar y dar seguimiento a la
asistencia a talleres, socialización de pacto de convivencia, de asunción de
responsabilidades y de compromisos de los Hogares Infantiles |
|
Educación y cultura – Enseñanza Informal |
Inscripción, Verificación de Requisitos
y Registro de asistencia al Programa Jugando, Inscripción, Verificación de
Requisitos y Registro de asistencia a programas de Jornada Escolar
Complementaria, Inscripción, Verificación de Requisitos y Registro de
asistencia a programas de Atención Integral a la Niñez, Inscripción,
Verificación de Requisitos y Registro de asistencia a Hogares Infantiles,
Inscripción y matrícula para la prestación de servicios educativos,
Formalización del servicio educativo de programas técnicos |
|
Educación y cultura – Enseñanza Media |
Prestación del servicio educativo,
Registro de asistencia a reuniones, salidas y visitas domiciliarias,
Seguimiento de desempeño académico comportamental y compromiso de apoyo,
Autorización de entrega de estudiante y participación de actividades
escolares |
|
Educación y cultura – Enseñanza no formal |
Trámites y constancia de gestión
estudiantil, Expedición de certificaciones y constancias, Seguimiento
psicológico y de bienestar, Formalización y seguimiento de práctica
empresarial, Alquiler de ambientes de aprendizaje, Registro de notas
académicas |
|
Educación y cultura – Enseñanza preescolar y primaria |
Constancia de prestación de servicio
educativo, Validación de información comportamental, Reserva de cupos
estudiantiles |
|
Educación y cultura – Enseñanza técnica o tecnológica formal |
Matrícula a programas educativos
técnicos laborales, Promocionar el portafolios de servicios educativos,
Selección de instructores |
|
Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos |
Evidenciar desarrollo y participación
de actividades, talleres, reuniones o grupos, Uso como material publicitario |
|
Finalidades varias |
Registro y constancia de entrega de
objetos olvidados |
|
Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)
/Recepción y gestión requerimientos internos o externos sobre productos o
servicios |
Registro y trámite de Peticiones,
Quejas, Reclamos, Sugerencias, Registro y trámite de PQRS |
|
Finalidades varias - campañas de actualización de datos e
información de cambios en el tratamiento de datos personales |
Actualización de datos personales
para uso y contacto, Conocimiento del habeas data, Uso de imágenes
fotográficas y de video, Actualización de datos del empleador aportante,
Actualización de datos de afiliación y composición de grupo familiar o personas
a cargo, Registro de la actualización de los datos del empleador aportante,
Declaración de poseer personas a cargo, Actualización de datos personales,
Actualización de datos personales de afiliados a la Caja de Compensación |
|
Finalidades varias - Custodia y formación de bases de datos |
Registro de interesados en planes
turísticos |
|
Finalidades varias – Fidelización de clientes |
Reservas y registros de alojamiento,
Cotización, facturación y liquidación de los servicios de alojamiento,
piscinas y pasadías |
|
Finalidades varias - Gestión de estadísticas internas |
Programación y desarrollo de
reuniones de grupo focal |
|
Finalidades varias - Procedimientos administrativos |
Presentación de informes a
Contraloría y Superintendencia de Subsidio Familiar, Aceptación de responsabilidad
por elementos perdidos en lockers, Registro de aspirantes y citación a
reuniones de consejo directivo, Registro en los aplicativos, sistemas o
softwares, Validación de identidad de los afiliados, Identificación como
afiliado de la Caja de Compensación, Acreditación del personal operativo ante
la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada |
|
Finalidades varias - Remisión de información a los titulares,
relacionada con el objeto social de la organización |
Entrega de información sobre
servicios, actividades y eventos de la Caja de Compensación |
|
Finalidades varias - Transporte de pasajeros - Reservas y
emisión de tiquetes de transporte |
Logística de rutas de transporte |
|
Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión
administrativa |
Generación de informes de gestión y
balances sociales |
|
Gestión contable, fiscal y
administrativa - Gestión de cobros y pagos |
Gestión de cobro regular y jurídico,
Cobro en caso de incumplimiento, Autorización para diligenciamiento de
pagaré, Contacto para gestión de cobro, Autorización para cobro de deudas,
gastos, impuestos, honorarios, cobranza judicial y extrajudicial que ocasione
un título a favor de la Caja de Compensación |
|
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores |
Identificación de proveedores,
Registro de disponibilidad y competencias, Registro de aspirantes y
contratación, Identificación de proveedores con documentación al día,
Declaración de no estar incluido en listas nacionales e internacionales de
lavado de activos |
|
Gestión contable, fiscal y administrativa - Verificación de
requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros |
Solicitud y aprobación de subsidios |
|
Hacienda pública y gestión económico - financiera – Gestión
tributaria y de recaudación |
Cálculo de retención en la fuente |
|
Población Vulnerable |
Registro de asistencia a programa de
complementación nutricional, Consentimiento para registro, Reporte y
asistencia al programa de Vacunación de Atención Integral a la Niñez |
|
Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión |
Realización de encuestas de
satisfacción, Evaluación de servicios prestados, Realización de encuestas de
satisfacción de atención al cliente |
|
Publicidad y prospección comercial –
Ofrecimiento productos y servicios |
Inscripción en el envío de boletín
digital semanal, Mailing de oferta de servicios y productos, Envío de
información de la Caja, Promoción de actividades, concursos, eventos y grupos
culturales de la Caja, Envío de información sobre productos y servicios de la
Caja, Contacto para la oferta los servicios de la Caja, Oferta de productos y
servicios financieros, Oferta de tarjetas de crédito, Recopilar información
de interesados en adquirir servicios, Envío de información de proyectos de
vivienda de la Caja, Contacto para oferta, cotización y trámite de servicios
de planes turísticos |
|
Recursos humanos - Control de horario |
Registro de horas laboradas y de
ausentismos, Registro de ausentismo del personal |
|
Recursos humanos – Formación de personal |
Constancia de inducción y entrenamiento,
Asistencia y evaluación de capacitaciones |
|
Recursos humanos - Gestión de nómina |
Constancia jurídica de la relación
laboral, Registro de movimientos de nómina, Programación, notificación y
registro de vacaciones, Cálculo de retención en la fuente, Constancia de paz
y salvo del contrato |
|
Recursos humanos - Gestión de personal |
Creación de perfil de empleado,
Solicitud de permisos laborales, Trámites internos de gestión laboral,
Registro de actividades de bienestar, Interacción de los trabajadores,
Evaluación de gestión interna, Contacto ante emergencias, Valoración médica,,
Generación de carnets o escarapelas institucionales o educativas, Apertura de
cuenta de ahorros, Cumplimiento de periodo de prueba, Registro de entrega de
tarjeta de acceso, Constancia de inhabilidades, Reproducción, distribución y
publicación de imágenes y registros de voz en cualquier tipo de formato o
medio de promoción, inducción o exposición |
|
Recursos humanos – Prevención de riesgos laborales |
Constancia de conocimientos en
SGSST, Verificación de requerimientos para ingreso a obra, Constancia de
inicio de labores en alturas, Registro de riesgos en obra, Control de entrega
y estado de EPP, equipos y grúas, Control y reporte de casos de contagio del
Covid19, Ejecución de protocolos de prevención de contagio del Covid19 |
|
Recursos humanos - Promoción y gestión de empleo |
Registrar asistencia a talleres o
charlas virtuales del programa Progresa, Registro de asistencia a orientación
laboral y constancia de renuncia al programa, Constancia de información sobre
el programa 40 mil Primeros Empleos y Bonos de alimentación, Registro en el
SISE, Constancia de no entrega de certificado laboral |
|
Recursos humanos - Promoción y selección de personal |
Consentimiento para realización de
pruebas psicológicas y psicotécnicas, Conocimiento y manejo de información
domiciliaria |
|
Salud |
Registro y evidencia de asistencia
básica de primeros auxilios, Constancia de orientación y asesoría psicológica |
|
Seguridad - Seguridad y control de acceso a edificios |
Registro de entrada a instalaciones
de la Caja, Seguridad privada, Registro de entrada y salida para control y
emergencia |
|
Servicio de salud - Gestión de órdenes médicas y medicamentos |
Constancia de información,
aceptación y/o rechazo de tratamientos o procedimientos médicos, Evidencia de
autorización para la realización de tratamientos de psicología |
|
Servicio de salud – Historial clínico |
Registro de diagnóstico, Diligencia
de información clínica, Registro médico laboral, Registro de historia médica
ocupacional, Registro de toma de exámenes médicos |
|
Servicio de salud - Programas de promoción y prevención |
Contacto para información sobre caso
de contagio COVID-19, Seguimiento y control epidemiológico y de estado de
salud de estudiantes asociado al COVID-19 |
|
Servicio de salud - Registro de citas médicas u odontológicas |
Agenda de citas médicas y
odontológicas |
|
Servicio de salud - Registro de imágenes y exámenes diagnósticos |
Registro del estado de salud oral,
Registro exámenes de aptitud laboral |
|
Servicios económico – financieros y seguros - Cuenta de crédito |
Trámite y aseguramiento de créditos
de consumo o vivienda, Garantizar el pago de créditos, Aceptación y descuento
de la comisión del Fondo de Garantías de Santander, Girar desembolsos de
crédito en cheque, Recoger valores de créditos anteriores |
|
Servicios económico – financieros y seguros - Cumplimiento/
incumplimiento de obligaciones financieras |
Registro de deudores de reintegro de
subsidio de desempleo, Contacto para cobro de reintegro de subsidio de desempleo,
Consulta y reporte a centrales de riesgos u operadores de información
financiera o crediticia, Evidencia de obligación de pago a la Caja de
Compensación |
|
Trabajo y bienestar social - Ayudas para el acceso a vivienda |
Seguimiento de clientes potenciales
y acompañamiento en adquisición de vivienda, Registro de información y
verificación de condiciones de la postulación al Subsidio Familiar de
Vivienda, Registro visita a empresas, Gestión y legalización de venta de
inmueble, Entrega de inmueble, Postulación, ajuste y renuncia al Subsidio
Familiar de Vivienda, Verificación de cumplimiento de habitabilidad |
|
Trabajo y bienestar social -Declaración y pago de aportes de
seguridad social |
Verificación de estado activo o
inactivo en la Caja de Compensación, Consulta y redención de cuota monetaria
y bono escolar |
|
Trabajo y bienestar social - Pensiones, subsidios y otras
prestaciones económicas |
Afiliación a Caja de Compensación,
Identificación de afiliado a EPS, Fondo de Cesantías y AFP, Gestión de
subsidios monetarios y/o escolares, Registro de solicitud de cambio de canal
de entrega de subsidios, Gestión de cesantías, Registro de postulantes al
Beneficio de Protección al Cesante Emergencia Covid-19, Identificación de
beneficiarios de Subsidio Emergencia Covid 19, Verificación de requisitos
para postulación a Beneficio de Emergencia Covid 19 |
|
Trabajo y bienestar social - Prestaciones a desempleados |
Inscripción al Mecanismo de
Protección al Cesante, Constancia de información sobre el Mecanismo de
Protección al Cesante, el Seguro de desempleo y la posible devolución de
recursos, Registro de asistencia a inducción del Seguro de desempleo,
Constancia de multi afiliación al Sistema de seguridad social |
|
Trabajo y bienestar social - Prestaciones de asistencia social |
Constancia de entrega de bonos de
alimentación |
Adicionalmente a las finalidades
relacionadas en la tabla anterior, COMFENALCO SANTANDER también podrá:
- Compartir
información y/o datos personales con organizaciones terceras vinculadas,
aliadas, controladas, afiliadas o que posean cualquier tipo de relación con la
entidad para el envío de información comercial, publicitaria o informativa
relacionada con la entidad o con cualquier otro producto o servicio, así como
para el desarrollo de estudios e investigaciones del sector.
- Compartir la
información y/o datos personales con proveedores y contratistas en general.
- Realizar directa
o indirectamente, transmisión o transferencia nacional o internacional de
datos, cuando resulte imprescindible para el correcto funcionamiento de la
entidad.
- Recolectar datos
personales a través de puntos de seguridad, personal de seguridad y
videograbaciones, dentro o fuera de las instalaciones de la entidad, para fines
de seguridad, vigilancia y como prueba en procesos judiciales o administrativos.
- Soportar procesos
de auditoría externa e interna.
- Enviar y recibir
mensajes con fines comerciales, institucionales, publicitarios y/o de atención
al cliente, realizar invitaciones a eventos, ofertar nuevos productos y/o
servicios; y en general para cualquier propósito inherente a la relación legal
o contractual existente con los titulares, a través de medios telefónicos,
físicos y/o electrónicos (SMS, Chat, Correo electrónico, etc.)
- Gestionar
solicitudes, quejas o reclamos y realizar análisis de riesgo y efectuar
encuestas de satisfacción de los servicios de la entidad.
- Consultar y
acceder a datos personales que reposen en bases de datos de cualquier entidad
pública o privada para los fines pertinentes.
- Consultar y/o
reportar datos personales crediticios o financieros a Centrales de Riesgos,
conforme a la Ley 1266 de 2008, Ley 2157 de 2021 y demás normas que la
modifiquen o sustituyan, así como proveerles información crediticia a los
mismos.
- Ceder datos
personales a terceros para fines legales y/o contractuales.
Esta política está desarrollada en el
marco jurídico colombiano de protección de datos personales, constituido por
las siguientes disposiciones:
- El artículo 15 de
la Constitución Política de Colombia protege los derechos a la intimidad, buen
nombre y al Hábeas Data. De esta disposición constitucional, se desprenden las
demás normas que reglamentan la protección de datos en Colombia.
- La Ley
Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas
para realizar tratamiento legítimo de los datos personales de los titulares de
la información personal.
- El Decreto 1074
del 2015 define aspectos puntuales frente a la recolección de datos personales,
el contenido de la política de tratamiento de la información y el registro
nacional de base de datos, entre otros de los puntos tratados.
- El Título V de
Protección de Datos Personales de la Circular Única de la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Esta política es de obligatorio y
estricto cumplimiento por parte todo el personal de COMFENALCO SANTANDER y de
los terceros que tratan a datos personales por disposición de la organización,
sean Encargados o Subencargados del tratamiento, quienes deberán guardar
estricta confidencialidad de dichos datos y se obligarán a observar y respetar
esta política como ejercicio de sus responsabilidades contractuales, aún
después de terminados los vínculos legales, funcionales, comerciales, laborales
o de cualquier índole que con ellos se hubiesen establecido.
Es importante señalar que COMFENALCO
SANTANDER cuenta con un equipo de trabajo capacitado en protección de datos
personales, que cuenta con acuerdos de confidencialidad suscritos, pensando
siempre en preservar la privacidad de la información a la cual pudieren llegar
a tener acceso en desarrollo de sus obligaciones y responsabilidades. No
obstante, agradecemos que cualquier incumplimiento de las obligaciones
contenidas en este documento, sea reportado a cualquiera de los siguientes
canales: 318 5406928, 607 6431900, 607 6432000, atencioncliente@comfenalcosantander.com.co,
www.comfenalcosantander.com.co, Avenida González Valencia No. 52-69 de
Bucaramanga (Santander), sin perjuicio de las acciones contractuales o legales
que de ello se generen.
COMFENALCO SANTANDER ha establecido
para efectos del Sistema de Protección de Datos la siguiente estructura de
gobierno:
- Órgano Aprobador
de Política: Encargado de aprobar la Política de Tratamiento de Información y
sus modificaciones.
- Órgano Supervisor
del Sistema: Encargado de supervisar y controlar el funcionamiento del
Sistema de Protección de Datos Personales.
- Oficial de
Protección de Datos: Encargado de dirigir el Sistema de Protección de Datos
Personales y velar por el cumplimiento de este.
- Líder Jurídico: Encargado de
gestionar y adecuar los documentos jurídicos del Sistema de Protección de Datos
en la organización.
- Líder de Tic: Encargado de
gestionar los lineamientos de seguridad de los datos personales en la
infraestructura tecnológica.
- Líder de
Consultas y Reclamos: Encargado de gestionar y/o apoyar la atención
de consultas y reclamos asociados a datos personales.
- Líder de Gestión
Humana: Encargado de mantener la seguridad y formación del talento humano
asociada a la protección de datos.
- Líder de Gestión
Documental: Encargado de gestionar la seguridad de los datos personales en
las locaciones físicas donde se almacenan.
- Líder Auditor: Encargado de
consultar, supervisar o controlar el funcionamiento del Sistema de Protección
de Datos Personales.
En el desarrollo, interpretación y
aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e
integral, los siguientes principios:
- Principio de
Libertad: El tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de
tratamiento de datos sensibles: Al capturar la autorización para el
tratamiento de datos, se informará expresamente al titular que no está obligado
a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo exista un deber legal o
contractual. Para el almacenamiento, transmisión o transferencia de datos
sensibles, se aplicarán medidas de seguridad especiales como Cifrado, Control
de acceso, Gestión de Copias de seguridad en ubicaciones diferentes al
repositorio de las originales, Conexiones seguras, entre otras.
- Principio de
tratamiento de datos de menores: La autorización para el tratamiento de
datos personales de menores de edad deberá ser otorgada por sus Representantes
Legales, quienes le garantizarán al menor el derecho a ser escuchado y la
opinión que posea sobre el tratamiento de sus datos, teniendo en cuenta su
madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El tratamiento debe
respetar el interés superior de los Menor de Edad y de sus derechos
fundamentales.
- Principio de
Dignidad: Cualquier uso o tratamiento de datos personales debe ejecutarse
siempre salvaguardando la dignidad del Titular y amparando los demás derechos
constitucionales, en especial el derecho al buen nombre, a la honra, a la
intimidad y el derecho a la información.
- Principio de
Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada y por tanto su
uso deberá estar sometido a todas las disposiciones y principios que le regulan
(Ley 1581 de 2012). De igual manera, el tratamiento de datos debe realizarse
para finalidades lícitas respetando las normas generales y especiales que le
apliquen.
- Principio de
Finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito
específico y explícito, el cual debe ser autorizado por el Titular o permitido
por la ley. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente
y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no
podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
- Principio de
Necesidad: Los datos personales sólo se podrán ser sometidos a tratamiento,
cuando sean estrictamente necesarios, adecuados, pertinentes y no excesivos
para el cumplimiento de las finalidades determinadas, explícitas y legítimas
para las que hayan sido recolectados. Por lo tanto, se prohíbe el tratamiento
de datos para alcanzar finalidades incompatibles con aquellas para las que
hubieran sido capturados.
- Principio de
Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo
razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las
exigencias legales o instrucciones de las autoridades competentes. Los datos
serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una
obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se
considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
- Principio de No
Discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las
informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
- Principio de
Veracidad: Los datos personales sujetos a tratamiento deberán ser veraces,
completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles de forma que respondan
estrictamente a la situación actual de su titular. Se prohíbe el tratamiento de
datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Si los datos
fueran recolectados directamente de su titular, se considerarán exactos. Si los
datos capturados resultaran ser incompletos o inexactos, en todo o en parte,
serán cancelados y sustituidos por los datos correctos o completos, siempre y
cuando el titular así lo solicite.
- Principio de
Seguridad: Todo el personal de la organización deberá cumplir las medidas
técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar
seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos
personales No Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas por la Ley o por su Titular.
- Principio de
Integridad: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a
obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
- Principio de
Transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de lo que se realiza con sus datos.
- Principio de
Acceso y Circulación Restringida: Sólo se permitirá el acceso, envío o
suministro de datos personales a las siguientes personas:
ž Al Titular del
dato, sus causahabientes o sus representantes legales.
ž A las personas
autorizadas por el Titular del dato o por la ley.
ž A las entidades
públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial, quienes deberán justificar su solicitud indicando el vínculo entre la
necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones
constitucionales o legales.
Los datos
personales, salvo los señalados por la Ley como públicos, no podrán estar
disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,
salvo que el acceso sea técnicamente controlable para otorgarlo exclusivamente
a sus Titulares o terceros autorizados conforme o a la Ley.
COMFENALCO SANTANDER está comprometida
en respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
- Acceder en forma
gratuita una vez cada mes calendario, si así lo requiere el titular, a los
datos personales o cuando existan modificaciones sustanciales de la presente
política.
- Conocer,
actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario
establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros
no autorizados accedan a los datos del titular.
- Conocer el uso
que la organización ha dado a sus datos personales.
- Recibir respuesta
al trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la
ley y en la presente política.
- Solicitar la
revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento
se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
- Revocar la
autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal
o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o
archivo del Responsable o Encargado.
Los derechos de los titulares podrán
ejercerse por las siguientes personas:
- Por el Titular,
quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que COMFENALCO SANTANDER ponga a disposición.
- Por sus
causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el
representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación
o apoderamiento.
- Por estipulación
a favor de otro o para otro.
- Los derechos de
los menores de edad se ejercerán por las personas que estén facultadas para
representarlos.
COMFENALCO SANTANDER designa al Líder
de Consultas y Reclamos del Gobierno del Sistema de Protección de Datos
Personales, para que asuma la función de dar atención al ejercicio de los
derechos de los titulares de información a los que se refiere la Ley 1581 de
2012 (conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la
autorización), mediante las siguientes disposiciones:
COMFENALCO SANTANDER pone a disposición los siguientes canales
para el ejercicio de los derechos de los titulares
de datos personales y en general para la atención de
consultas y reclamos asociados al tratamiento de datos:
- Presencial:
Avenida González Valencia No. 52-69 de Bucaramanga (Santander)
- Correo
Electrónico: atencioncliente@comfenalcosantander.com.co
- Página web:
www.comfenalcosantander.com.co
-
Centro de
Contacto: 607 6577000
A través de Canal Presencial:
- El peticionario deberá ser el titular de los datos personales
o persona legitimada o autorizada por la ley y deberá presentar su documento de
identidad o documento que acredite su legitimación.
- Si esta documentación no se presenta, se le indicará como
hacerlo correctamente para que regrese con los requisitos necesarios.
A través de Correspondencia, Correo Electrónico
o Página web:
- El peticionario deberá ser el titular de los datos personales
o persona legitimada o autorizada por la ley y deberá adjuntar su documento de
identidad o documento que acredite su legitimación
- Si esta documentación no se anexa, la petición será
catalogada como Incompleta y el peticionario tendrá un plazo máximo de un (1)
mes para que envíe la documentación requerida si se trata de una consulta y de
dos (2) meses si se trata de un reclamo. A partir del día siguiente en que el
peticionario subsane la consulta, dará inicio el término para resolverla.
Cuando no se subsane la consulta en el término señalado se entenderá que el
solicitante ha desistido de esta y se procederá a su cierre y archivo.
- Si la petición se eleva por parte de una empresa afiliada,
deberá hacerlo a través de la cuenta de correo registrada al momento de su
inscripción como empleador en la Caja de Compensación.
A través del Centro de Contacto:
- Solo se atenderán consultas de habeas data. Si desea elevar
un reclamo de habeas data si indicarán los otros canales de atención para
presentarlo.
- Se solicitará al peticionario la validación de datos
personales y preguntas de seguridad para corroborar su identidad.
- Si los datos coinciden y se da respuesta correcta a las
preguntas de seguridad, se podrá recibir la consulta. De lo contrario, se le
indicará al peticionario que no podrá recibirse la consulta a través de ese
canal.
Consultas asociadas al tratamiento de
datos: Deberán resolverse dentro de los diez (10) días hábiles desde su
recepción. En caso de demora para responder la consulta, se informa al
solicitante el motivo y la fecha de respuesta no debe ser superior a cinco (5)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos asociados al tratamiento de datos: Deberán resolverse dentro de
los quince (15) días hábiles desde su recepción. En caso de demora para
responder reclamo, se informa al solicitante el motivo y la fecha de respuesta
no debe ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
En el evento en que se desee elevar
una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referido a datos
personales, recuerde que previamente debe haber agotado el trámite de consulta
o reclamo ante COMFENALCO SANTANDER, de acuerdo con las indicaciones
anteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus
inquietudes.
En el desarrollo del tratamiento de
los datos personales, COMFENALCO SANTANDER cumple y exige que se cumplan los
deberes que impone la ley así:
- Solicitar y
conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar de forma
clara y suficiente al titular, la finalidad de la recolección de sus datos
personales y los derechos que le asisten por la autorización otorgada.
- Garantizar al
Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
- Informar a
solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
- Tramitar las
consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente
política.
- Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Implementar las
políticas y procedimientos de seguridad necesarios para asegurar la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de
datos de la Organización, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la
infraestructura tecnológica y la operación.
- Actualizar la
información cuando sea necesario.
- Rectificar los
datos personales cuando ello sea procedente.
- Poner en
conocimiento del Encargado la presente Política de Tratamiento de la
Información, para advertir de la obligación que les asiste de operar el
tratamiento de datos que se le encomiende en el marco de esta.
- Suministrar al
Encargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente
autorizado conforme a la ley.
- Garantizar que la
información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Comunicar de
forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades y rectificaciones
de los datos personales que previamente le haya suministrado para que se
realicen los ajustes pertinentes y adoptar medidas para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
- Exigir al
Encargado del tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del Titular.
- Informar al
Encargado del tratamiento, cuando algún dato que previamente le haya
suministrado, se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado el reclamo y no haya finalizado su trámite.
- Informar a la
Superintendencia de Industria y Comercio las eventuales violaciones a los
códigos de seguridad y la existencia de novedades en la administración de la
información de los Titulares.
- Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
Cuando COMFENALCO SANTANDER realiza el
tratamiento de datos en nombre de otra entidad Responsable del tratamiento,
adquiere la calidad de Encargado y se obliga a cumplir los siguientes deberes:
- Verificar que el
Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar a COMFENALCO SANTANDER
los datos personales que tratará como Encargado.
- Garantizar al
Titular, en todo tiempo o momento el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
- Conservar la
información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar
oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Actualizar la
información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco
(5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas
y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la
presente política.
- Abstenerse de
circular datos personales que estén siendo controvertidos por el Titular y cuyo
bloqueo haya sido previamente ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio- SIC.
- Permitir la
consulta o acceso a la información, únicamente a las personas autorizadas por
el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
- Informar a la
Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan novedades en la administración de la información
de los Titulares.
- Cumplir las
instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
COMFENALCO SANTANDER ha implementado y
mantiene en funcionamiento un Manual de Políticas y Procedimientos de
Seguridad que, entre otros objetivos, busca los siguientes:
- Asegurar la
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de
datos de la entidad, así como de los datos personales de los Titulares a los
que da tratamiento.
- Asegurar la
estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica y de la operación
de la entidad.
- Brindar
protección a la información y garantizar la dignidad de los Titulares de datos
personales a los que da tratamiento.
- Controlar el
acceso a la información por parte de los usuarios autorizados e impedir que los
no autorizados puedan llegar a conocer, bloquear, modificar, adulterar o
suprimir la información y/o datos personales a los que da tratamiento la
entidad, en su calidad de Responsable o Encargado según el caso.
COMFENALCO SANTANDER utiliza medios de
videovigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus
instalaciones. Por ello se informa la existencia de estos mecanismos mediante
la difusión de avisos de videovigilancia en puntos visibles para los titulares.
No obstante, ningún dispositivo de videovigilancia se sitúa en lugares que
puedan afectar la intimidad de los titulares.
La información recolectada por estos
mecanismos se utilizará para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y
personas que se encuentren en éstas, o como prueba en cualquier tipo de proceso
interno, judicial o administrativo, siempre con sujeción y cumplimiento de las
normas legales.
Las imágenes solo serán tratadas
cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y
las finalidades determinadas, legítimas y explicitas y que hayan justificado la
instalación de las cámaras o videocámaras.
Para todos los efectos legales,
COMFENALCO SANTANDER manifiesta haber cumplido con la publicación del Aviso
de Privacidad de que trata el artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de
2015. Los titulares de datos personales que deseen consultarlo podrán hacerlo a
través de los canales de atención presentados en el capítulo 9 de esta
política.
Cuando COMFENALCO SANTANDER actúe como
Responsable del tratamiento, conservará los datos personales que haya
recolectado en sus bases de datos, mientras desarrolle las actividades que
constituyen su objeto social.
Cuando CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR
COMFENALCO SANTANDER actúe como Encargado del tratamiento, la vigencia
de los datos personales bajo su tratamiento estará determinada por las
indicaciones que al efecto le señale el correspondiente Responsable.
Lo expresado en los párrafos
anteriores, se tendrá en cuenta sin perjuicio del ejercicio del derecho de
supresión de datos que le asiste al titular o de orden legal, administrativa o
judicial que ordene la eliminación de datos personales.
En el evento que se presente cualquier
cambio sustancial que suscite la actualización de esta Política de Tratamiento
de Información, se comunicará a los titulares de datos diez (10) días antes de
la entrada en vigor de la nueva versión de la política, por medio de la
publicación del correspondiente Aviso de Privacidad en los medios habituales de
contacto. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará
nueva autorización del titular.
Esta Política de Tratamiento de
Información fue aprobada por el Director Administrativo de COMFENALCO
SANTANDER, el veinticuatro (24) de octubre del año 2022 y reemplaza cualquier
otro documento de la misma índole que con anterioridad se hubiere elaborado y
se ha dado a conocer mediante Aviso de Privacidad. Para conocimiento de
los titulares y terceros interesados puede ser consultada en la página web
www.comfenalcosantander.com.co y en la dirección de domicilio de la
organización.
Al momento que el usuario quiera darse de baja en servicios en línea y app carnet, facilitamos un enlace para su gestión.
El proceso de desvinculación de SEL y Carnet Virtual es:
-
Inmediato (efectivo al confirmar)
-
Transparente (sin trámites adicionales)
-
Reversible (podrá reactivarlo posteriormente)
Acceda aquí: https://app.comfenalcosantander.com.co/account/webs/OffSEL.php
Este mecanismo cumple con el Artículo 22 de la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos).
APROBADA POR
LUIS HERNÁN CORTÉS NIÑO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
COMFENALCO SANTANDER